Menu

Communicatie en Participatie

Het succes van ieder ontwikkel- of veranderingsproces staat of valt met de mate waarin de relevante partijen betrokken zijn bij de gezamenlijke visie. Bij onvoldoende eigenaarschap van de betrokkenen treden blokkades op die verdere ontwikkeling tegenhouden: informatie-achterstand, weinig energie of enthousiasme, weerstand, geen gemeenschappelijkheid in doelen, warboel van diverse ‘meningen’ over de visie, wij-zij-denken tussen medewerkers en management, kliekvorming of oppositievorming, vasthouden aan oud gedrag,…

Hieronder enkele werkvormen die helpen om een gedegen communicatie en participatie concreet vorm te geven.

Visieverspreidingssessies

Een eerste voorwaarde voor betrokkenheid omtrent een nieuw thema is het tijdig voorzien van voldoende informatie. Daarvoor kunnen de “waarom-wat-hoe-sessies” ondersteunend zijn. Mensen moeten weten wat iets inhoudt, waarom het nodig is en zich een ‘zeker beeld’ kunnen vormen hoe het er in de toekomst (anders) gaat uitzien. Deze speciale informatiesessies zijn meestal gericht op ‘de medewerkers’ die rechtstreeks betrokken zijn in een veranderingsproces’. Door informatie te voorzien en vragen te beantwoorden worden medewerkers stelselmatig geïnformeerd en geëngageerd. Hierbij wordt vooraf geanticipeerd op onduidelijkheid of onbegrip die – vaak pas later in het proces- de gewenste ontwikkeling kan blokkeren.



Niet alleen de juiste vorm en inhoud, maar ook het tijdstip van de visieverspreiding speelt een belangrijke rol. Te laat geeft risico op informatie-achterstand, tunneldenken over de visie, via-via-communicatie en wildgroei van natuurlijke verzetmechanismes. Te vroeg kan echter ook een probleem zijn: het thema is onvoldoende concreet / te abstract, er ontbreekt duidelijk- en/of eenduidigheid en  antwoorden op allerlei praktische vragen zijn nog moeilijk te geven.

Tenslotte is ook de manier waarop de visie wordt verteld van tel. Leidinggevenden kunnen worden ondersteund om de boodschap zo vorm te geven en over te brengen zodat medewerkers op constructieve wijze betrokken worden in het verhaal.


Contactanalyse en workshop

Geen enkel thema in de organisatie is zuiver inhoudelijk of rationeel. Er zit ook altijd een wilsaspect aan verbonden, alsook een emotioneel/relationeel luik. In het bijzonder bij thema’s die (ingrijpende) verandering met zich mee brengen, is het van belang hier zeer goed mee om te gaan. Een belangrijke voorwaarde is het maken / behouden van “contact”. We hanteren hiervoor het principe van ”volgend leiden”: het handelen via continue afstemming en voeling met de andere. Deze vaardigheid is essentieel voor leidinggevenden gezien hun rol in het creëren van een vertrouwd klimaat, het leiden van veranderingsprocessen en het betrekken van medewerkers.

Om leidinggevenden hiervan bewust te maken, kan de workshop “volgend leiden” worden ingezet. Deelnemers ondervinden - via een tangometafoor aan den lijve - het verschil tussen het wel/niet hebben van contact en op welke manier men dat zelf kan beïnvloeden. Zo wordt voor de betreffende leidinggevenden het thema tastbaar, bespreekbaar en ontwikkelbaar gemaakt. Door het teruggrijpen op de metafoor – ook later tijdens het werk - ontstaat een meer duidelijk beeld van de situatie en gewenste actie.

Hulpmiddel effectieve participatie

Participatie is een erg belangrijk onderdeel of zelfs voorwaarde voor het realiseren van gezamenlijke doelstellingen. Te weinig participatie is niet bevorderlijk, maar “hoe meer hoe beter” evenmin. Doelstelling is te komen tot effectieve participatie en die  ontstaat pas door goede keuzes in participatie-graad en -vorm. De participatie-analyse helpt om enkele veelvoorkomende valkuilen bij participatie te voorkomen door inzicht te bieden per onderwerp en situatie welke mate van participatie het meest optimaal is. Er ontstaat een beeld over de condities en voorwaarden voor effectieve deelname van betrokkenen en hoeveel vrijheidsruimte dan wel kaderstelling wenselijk is.


Rondetafelconferentie

Een speciale werkvorm om participatie van veel mensen tegelijk mogelijk te maken is de rondetafelconferentie. Hierbij kan men met grote groepen en veel verschillende betrokken partijen op effectieve wijze komen tot een gezamenlijke beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming. Het is mogelijk – en vaak raadzaam - niet enkel interne partijen, maar ook externe betrokkenen uit te nodigen en te laten deelnemen. Door de actieve participatie ontstaat niet allen snelheid, maar ook partnership in termen van draagvlak en gedeelde verantwoordelijkheid. Belangrijke voorwaarden zijn dat er een goede voorbereiding en nazorg wordt opgezet, de groepen maximaal worden gemixt en de dialoog centraal staat in plaats van de discussie.



Afhankelijk van de vraagstelling kan de rondetafelconferentie gebruikt worden voor diverse onderwerpen: nieuwe visie vorming, verandering van prestatie-eisen, herontwerp van de organisatie, de start van specifieke ontwikkelingstrajecten (voor medewerkers, teams, leidinggevenden), bespreking van belangrijke veranderingen in de omgeving, vormgeving van gewenste veranderingen in gedrag en cultuur, etc.